Portál Profesia.sk pravidelne vydáva informácie o trendoch medzi zamestnávateľmi. Dlhodobo známym faktom je, že firmy okrem znalosti jazykov požadujú aj dobrú znalosť kancelárskeho balíka Microsoft Office. Na pohovoroch sa však často stretávajú s tým, že uchádzač o prácu neovláda balík Office tak, ako vo svojom životopise deklaroval. Jednoducho povedané, aj keď denne pracujeme s Wordom či Excelom, neznamená to, že ich ovládame na pokročilej, či dokonca expertnej úrovni. Ako ste na tom vy?

Môžete si to overiť. Povieme vám, čo znamená ovládať balík Office na konkrétnych úrovniach. Ukážeme si to na základných a najčastejšie používaných programoch tohto balíka.

Práca nielen s tabuľkami v Exceli

Azda najvyužívanejším, ale aj pomerne komplikovaným z balíka Office je tabuľkový procesor Excel. Ste začiatočník? Zrejme teda viete urobiť základné tabuľky, formátovať v nich text, ovládate klávesové skratky, nastavujete formát tabuliek pomocou nástrojov a viete narábať s riadkami, stĺpcami či hárkami. Viete však aj používať funkcie ako SUM, AVERAGE, MIN, MAX, SUBTOTAL, filtrovať, vytvoriť jednoduchý graf a robiť základné výpočty? Ako začiatočník by ste dokonca mali vedieť vytvoriť kontingenčnú tabuľku. 

Ak sa považujete za pokročilého, mali by ste už robiť podmienené formátovanie, poznať možnosti automatického filtra, radiť záznamy v tabuľkách, vzorce vkladať do tabuliek, vytvoriť kontingenčný graf a oblastí v grafe, robiť medzisúčty, pracovať s funkciami DSUM, DMIN, DMAX, CHOOSE, MATCH, REPLACE, SUBSTITUTE… Ďalej napríklad vedieť vyrobiť výpočtové pole​​ a pokročilé nástroje​​ v kontingenčných tabuľkách, jednoduché a vnorené medzisúčty, vytvoriť makrá a veľa ďalšieho.

Ako expert by ste v Exceli mali už vedieť dokonca programovať v jazyku VBA – Visual Basic for Applications, ktorý vyvinul Microsoft a Excel je jeden z programov, ktorý ho obsahuje. Ovládanie VBA je praktické najmä kvôli tomu, aby ste nemuseli neustále robiť niektoré úkony zas a znova, takže si ich zautomatizujete. Takúto úroveň znalosti Excelu však má naozaj málokto.

Word nie je len o písaní

Poviete si, veď Word ovláda už každý školák. Áno, keď hovoríme iba o písaní alebo základnom formátovaní textu. Pokročilý užívateľ Wordu však vie aj pokročilé formátovanie, vie skonvertovať text na tabuľku a tabuľku na text, ovláda odkazovanie (poznámky pod čiarou, koncové poznámky, legenda), vie tvoriť obsah a registre, krížové odkazy, využíva polia a formuláre, používa šablóny, uľahčuje si prácu pomocou makier, zvláda pokročilé techniky hromadnej korešpondencie. Vie vkladať do dokumentov rôzne objekty na integráciu údajov. A vie tiež robiť revízie dokumentov pri súbežnej práci s kolegami, ovláda prácu s nadradenými a vnorenými dokumentmi.

Akýkoľvek veľký dokument, záverečná správa, súhrnný prehľad, ktoré si vyslovene pýtajú do detailov prepracovanú štruktúru, sú pre pokročilého užívateľa Wordu hračkou. Vytvorí v ňom aj propagačné materiály, návody, učebnice či príručky.

Ako vyťažiť maximum z programu PowerPoint

Dokážete pripraviť skutočne profesionálnu prezentáciu? Takú, ktorá rozlišuje cieľové publikum a miesto konania udalosti pri plánovaní? Vytvoríte si aj vlastnú šablónu prezentácie, naformátujete pozadie snímok, vlastné animácie a grafiky, prípadne viete obrázky editovať pomocou zabudovaných nástrojov? Viete formátovať grafy a diagramy na pokročilej úrovni? Microsoft Power Point umožňuje aj vkladanie zvuku a videí, môžete si v ňom vytvoriť a nastaviť vlastný postup prezentácie snímok a šikovne tak usmerňovať celý priebeh prezentácie.

Prezentáciu môžete exportovať aj do iných programov MS Office, zlučovať či porovnávať prezentácie, a samozrejme v tíme môžete robiť revízie, kde budete prijímať či odmietať zmeny. PowerPoint má skrátka veľký rozsah funkcií, ktoré človeku na pokročilej úrovni umožnia ešte efektívnejšiu prácu, krajšie prezentácie a lepšie pracovné výsledky.

Zistili ste po prečítaní tohto článku, že máte rezervy? Nevadí. Ak sa chcete zlepšiť v používaní programov balíka Office, máme pre vás kurz Office Advanced, ktorý patrí v Smarty Academy medzi najefektívnejšie kurzy za rozumnú cenu. Okrem menovaných programov vás naučíme aj zlepšiť prácu s e-mailovým klientom Outlook. Vedeli ste, že ho môžete používať aj ako organizér termínov, meetingov, tvoriť v ňom vizitky a ukladať si celé databázy kontaktov?

Bonus od nás!

V Smarty Academy vám okrem cenných vedomostí a praxe dáme ešte niečo naviac. Získate od nás licenciu programu Microsoft Office 2021 Professional PLUS v hodnote viac než 800 € úplne zdarma. Navyše si môžete nechať celý kurz preplatiť cez národný program Nestrať prácu – vzdelávaj sa, o ktorom sme už podrobnejšie písali v jednom z predošlých článkov.

Ovládať programy balíka Office na vyššej úrovni uľahčuje prácu. Veď len vďaka používaniu množstva klávesových skratiek dokážete zefektívniť svoje pracovné procesy až o 40%. Akákoľvek práca spojená s analytikou dát a kancelárske činnosti sú úzko prepojené s balíkom Office a garantujeme vám, že ovládať ich aspoň na pokročilej úrovni vám otvorí cestu k mnohým zaujímavým ponukám.